NUEVA YORK -- Este jueves inicia septiembre, considerado el Mes de Preparación Nacional en el que se recuerda la importancia de estar preparados ante un desastre como el que ocurrió hace casi un año con el paso del huracán Ida.
Por ese motivo, el Servicio de Impuestos Internos, (IRS, por sus siglas en inglés), instó el miércoles a los contribuyentes a desarrollar un plan de preparación para emergencia a medida que se acerca la temporada de huracanes y la amenaza de incendios forestales en muchos lugares.
El IRS recordó que todos, desde individuos hasta empresas, pueden comenzar desde ahora a seguir los siguientes pasos:
- Asegurar y duplicar documentos fiscales y financieros esenciales.
- Crear listas de propiedades.
- Saber dónde encontrar información una vez que ocurre un desastre.
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Después de un desastre, tener los documentos actualizados y otra información disponible puede ayudar a las víctimas a solicitar el alivio disponible del IRS y otras agencias. La asistencia por desastre y el alivio de emergencia pueden ayudar a los contribuyentes y las empresas a recuperarse financieramente del impacto de un desastre, especialmente cuando el Gobierno federal declara que su ubicación es un área de desastre mayor, como ocurrió con zonas del área triestatal durante Ida.
DOCUMENTOS IMPORTANTES EN LUGAR SEGURO
Los contribuyentes deben guardar los documentos originales críticos dentro de contenedores impermeables en un espacio seguro. Estos incluyen declaraciones de impuestos, certificados de nacimiento, escrituras, títulos, pólizas de seguro y otros elementos igualmente importantes. Además, considere pedirle a un pariente, amigo u otra persona de confianza que conserve copias duplicadas de estos documentos en un lugar fuera del área de desastre potencialmente afectada.
HACER COPIAS
Si los documentos originales están disponibles solo en papel, intente escanearlos a un formato de archivo digital. Guardarlos en una ubicación digital segura, como una aplicación de almacenamiento basada en la nube, puede brindar mayor seguridad y portabilidad.
DOCUMENTAR ARTÍCULOS DE VALOR
Mantenga un inventario detallado de su propiedad y contenido comercial. Los contribuyentes pueden tomar fotos o videos para registrar sus posesiones, pero también deben escribir descripciones que incluyan el año, la marca y los números de modelo, cuando corresponda. Después de que ocurre un desastre, este tipo de documentación puede ayudar a respaldar las reclamaciones de seguros o beneficios fiscales. Los libros de trabajo de pérdidas por desastres del IRS pueden ayudar a individuos y empresas a compilar listas de pertenencias o equipos comerciales.
BONOS FIDUCIARIOS DEL EMPLEADOR
Los empleadores que utilizan proveedores de servicios de nómina deben verificar si su proveedor tiene una fianza fiduciaria para proteger al empleador contra un posible incumplimiento del proveedor.
La mayoría de los empleadores ya utilizan el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales, (EFTPS, por sus siglas en inglés), para realizar sus depósitos de impuestos federales y pagos de impuestos comerciales. Debido a que estos pagos se pueden realizar fácilmente por teléfono o en línea, EFTPS ofrece una opción especialmente conveniente cuando un desastre puede desplazar a muchas empresas y sus empleados. También es fácil realizar un seguimiento de los pagos de impuestos y recibir alertas por correo electrónico a través de EFTPS. Cualquier empresa que no tenga una puede crear una cuenta EFTPS.
SEPA A DÓNDE IR SI PIERDES UN ARCHIVO
Es posible que se requiera la reconstrucción de archivos después de un desastre a efectos fiscales, para obtener asistencia federal o reembolso del seguro. La mayoría de las instituciones financieras pueden proporcionar estados de cuenta y documentos electrónicamente, una opción que puede ayudar en el proceso de reconstrucción. Para obtener consejos sobre la reconstrucción de archivos, visite Reconstrucción de Archivos del IRS.
La reconstrucción de archivos después de un desastre puede ser esencial para fines impositivos, para obtener asistencia federal o reembolso del seguro. Después de un desastre, los contribuyentes pueden necesitar ciertos documentos para probar su pérdida. Cuanto más exactamente se calcule la pérdida, más dinero de préstamos y subvenciones puede haber disponible.
Para los contribuyentes que han perdido parte o la totalidad de sus archivos durante un desastre, hay algunos pasos simples a seguir que pueden ayudar. Aquí puedes encontrar la información con los pasos a seguir después de un desastre para que los contribuyentes puedan reconstruir sus registros y probar la pérdida de propiedad comercial y de uso personal.
AYUDA DEL IRS
Después de una declaración de desastre federal, el IRS puede posponer varios plazos de presentación y pago de impuestos o proporcionar otro alivio. Para obtener una lista de las localidades que califican para el alivio y detalles sobre el alivio disponible, visite la página web del IRS Tax Relief in Disaster Situations o Around the Nation.
El IRS identifica a los contribuyentes ubicados en el área de desastre cubierta y aplica automáticamente alivio de presentación y pago. Esto significa que los contribuyentes cuya dirección de registro del IRS se encuentra en el área de desastre no necesitan comunicarse con el IRS para obtener una desgravación fiscal por desastre.
Además, muchos contribuyentes que viven fuera del área del desastre también pueden calificar para el alivio. Esto incluye a aquellos que ayudan con el alivio del desastre y los contribuyentes cuyos registros necesarios para cumplir con una fecha límite de presentación o pago pospuesta durante el período de alivio, se encuentran en el área del desastre. Las personas y empresas que cumplen los requisitos ubicadas fuera del área del desastre pueden solicitar ayuda llamando a la línea directa de desastres del IRS al 866-562-5227.
Además, una regla especial permite que tanto los individuos como las empresas elijan deducir las pérdidas por desastre no aseguradas o no reembolsadas en la declaración de impuestos del año en que ocurrió el desastre o en la declaración del año anterior. Para obtener más información, consulte la Publicación 547, Accidentes, Desastres y Robos.
Para obtener más información sobre cómo prepararse y otros recursos ir aquí.
